জুমে উপস্থিতি নেওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে আপনি যদি একজন স্কুল শিক্ষক বা সেমিনারের সংগঠক হন যেখানে অংশগ্রহণকারীরা সমাপ্তির পর শংসাপত্র পায়। আপনি সবাইকে একটি শংসাপত্র দিতে পারবেন না, সেইসব ব্যক্তিদের সহ যারা ইভেন্টের জন্য নিবন্ধন করেছেন কিন্তু কখনও অংশ নেননি। অথবা যারা আসে এবং 15 মিনিট পরে চলে যায়, এই ভেবে যে কেউ খেয়াল করবে না।
জুমের রিপোর্টগুলি আপনাকে সঠিক সময় দেখতে দেয় যে কেউ মিটিংয়ে যোগ দিয়েছিল, সেইসাথে তারা কখন চলে গেছে। এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে জুমে উপস্থিতি নেওয়া যায়, যত লোকই অংশগ্রহণ করুক না কেন।
কিভাবে জুমে উপস্থিতি নিতে হয়
উপস্থিতি নেওয়ার দ্রুততম এবং সবচেয়ে সঠিক উপায় হল জুম রিপোর্ট ব্যবহার করা। মনে রাখবেন যে মিটিং শেষ হওয়ার প্রায় 30 মিনিট পরে সেগুলি তৈরি হয়। অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যার উপর নির্ভর করে, এটি আরও বেশি সময় নিতে পারে, এক ঘন্টা পর্যন্ত। যাইহোক, এটির জন্য অপেক্ষা করা মূল্যবান কারণ একবার রিপোর্ট তৈরি হয়ে গেলে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল ডেটা রপ্তানি করা, এবং আপনি সম্পন্ন করেছেন।
আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- আপনার জুম অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
- "রিপোর্ট" নির্বাচন করুন এবং তারপর "ব্যবহার" এ ক্লিক করুন।
- যদি মিটিংটি সম্প্রতি অনুষ্ঠিত হয়, আপনি অবিলম্বে প্রতিবেদনটি দেখতে পাবেন - আপনি বিষয়, মিটিং আইডি বা শুরুর সময় দ্বারা এটি চিনতে পারেন। আপনি যদি অতীতের মিটিং-এর জন্য উপস্থিতি নিতে চান, তাহলে আপনি যে সময়ের জন্য অনুসন্ধান করতে চান সেই সময়ের মিটিংগুলি দেখানোর জন্য আপনাকে তারিখ পরিসর সামঞ্জস্য করতে হতে পারে।
- একবার আপনি মিটিং খুঁজে পেলে, "অংশগ্রহণকারী" বিভাগে ক্লিক করুন। আপনি এখন মিটিং রিপোর্ট দেখতে পাবেন এবং রিপোর্ট পর্যালোচনা করবেন। "মিটিং ডেটা সহ রপ্তানি করুন" এ ক্লিক করুন।
- নিশ্চিত করতে "এক্সেল হিসাবে রপ্তানি করুন" এ ক্লিক করুন। ডেটা এক্সেল ফাইল আকারে রপ্তানি করা হবে।
- ডাউনলোড করুন এবং আপনার কম্পিউটারে ফাইল সংরক্ষণ করুন.
সেখানে আপনি এটি আছে. আপনি যখন ফাইলটি খুলবেন, আপনি ব্যবহারকারীদের নাম দেখতে সক্ষম হবেন এবং তাদের পাশে থাকবে তারা কখন মিটিংয়ে প্রবেশ করেছিল এবং কখন তারা চলে গেছে। আপনি "সময়কাল" বিভাগের অধীনে মিটিংয়ে তাদের প্রত্যেকে কতক্ষণ অনলাইন ছিলেন তাও দেখতে পারেন। সৌভাগ্যক্রমে, প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য ম্যানুয়ালি এটি গণনা করার দরকার নেই, কারণ জুম আমাদের জন্য এটি করে।
অবশেষে, আপনি প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর ইমেলও দেখতে পারেন, এবং আপনার যদি একটি ইমেল অটোমেশন প্রোগ্রাম থাকে, তাহলে আপনি তাদের শংসাপত্র বা ধন্যবাদ নোটগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে পারেন।
জুমের ফ্রি সংস্করণে কীভাবে উপস্থিতি নেওয়া যায়
আপনি যদি জুমের একটি বিনামূল্যের সংস্করণ ব্যবহার করেন, তাহলে উপস্থিতির প্রতিবেদনগুলি আপনার কাছে উপলব্ধ নাও হতে পারে। যদিও এগুলি উপস্থিতি নেওয়ার সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায়, তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনার কাছে কে যোগদান করেছে তার একটি রেকর্ড থাকতে পারে না৷ সৃজনশীল শিক্ষকরা আপনার বিনামূল্যে থাকা সত্ত্বেও উপস্থিতি নেওয়ার জন্য একটি সহজ এবং দ্রুত পদ্ধতি নিয়ে এসেছেন। জুমের সংস্করণ।
আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- মিটিং শুরু হলে, অংশগ্রহণকারীদের আনমিউট করুন।
- অংশগ্রহণকারীদের চ্যাটবক্সে "প্রেজেন্ট" লিখতে বলুন।
- যখন তারা এটি করে, চ্যাটটি খুলুন এবং তিন-বিন্দু চিহ্নে ক্লিক করুন।
- "চ্যাট সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন।
- আপনার নথিতে যান এবং এই ফাইলটি খুঁজুন।
- ফাইলটি খুলুন।
- ডেটা কপি করুন।
- এটিকে এক্সেল বা গুগল শীটে আটকান।
সেখানে আপনি এটি আছে. যাইহোক, একটি সমস্যা আছে। যেহেতু কিছু অংশগ্রহণকারী একই সময়ে টাইপ করতে পারে, তাদের নামগুলি এলোমেলো ক্রমে থাকবে, কে প্রথমে একটি বার্তা পাঠিয়েছে তার উপর ভিত্তি করে৷ চিন্তা করবেন না, কারণ তাদের নাম বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর একটি সহজ উপায় রয়েছে। এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
- নাম ধারণকারী কলাম নির্বাচন করুন.
- "ডেটা" এ ক্লিক করুন।
- "A থেকে Z পর্যন্ত সাজান" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
এটাই. এটি অনেক কাজের মতো মনে হতে পারে, তবে শেষ পর্যন্ত, আপনার কাছে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একটি সুন্দর এবং সংগঠিত তালিকা থাকবে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল লোকেদের চ্যাটে মন্তব্য করতে বলা মনে রাখা, কারণ এটিই তাদের ডেটা পাওয়ার একমাত্র উপায়। কিছু শিক্ষক পাঠ শুরু করার সাথে সাথেই এটি করেন, কিন্তু অন্যরা পাঠের সময় এলোমেলোভাবে এটি করেন যে কে আসলে শুনছে এবং মনোযোগ দিচ্ছে।
রিপোর্ট ছাড়া জুমে উপস্থিতি কিভাবে নেবেন
যদি আপনার মিটিংয়ে নিবন্ধনের প্রয়োজন না হয়, তাহলে আপনার প্রিমিয়াম জুম অ্যাকাউন্ট থাকলেও আপনি পরে প্রতিবেদনটি পেতে সক্ষম হবেন না। চিন্তা করবেন না, কারণ আপনার কাছে রিপোর্ট না থাকলেও উপস্থিতি নেওয়ার একটি সহজ উপায় রয়েছে।
আপনি মিটিং চলাকালীন পোল চালু করতে পারেন এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের প্রতিক্রিয়া জানাতে বলতে পারেন৷ মিটিংয়ের পরে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল পোল রপ্তানি করা এবং কে উপস্থিত ছিল তা দেখতে। আমরা এখন ব্যাখ্যা করব কীভাবে একটি পোল তৈরি করতে হয় এবং ডেটা সংগ্রহ করতে এটি ব্যবহার করতে হয়। আমরা আপনাকে মিটিং শুরু হওয়ার আগে একটি পোল তৈরি করার পরামর্শ দিই যাতে আপনি চাপ ছাড়াই এটি করতে পারেন। শুধু নিশ্চিত করুন যে মিটিং ইতিমধ্যে নির্ধারিত হয়েছে।
- আপনার জুম অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
- নির্ধারিত মিটিং নির্বাচন করুন এবং "পোলিং" নির্বাচন করুন।
- "যোগ করুন" নির্বাচন করুন।
- শিরোনাম, প্রশ্ন এবং সম্ভাব্য উত্তর যোগ করে একটি নতুন পোল তৈরি করুন।
- "সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন।
আপনি এখন মিটিং শুরু করার জন্য প্রস্তুত। মিটিং চলাকালীন আপনার পোল কীভাবে লঞ্চ করবেন তা এখানে:
- "নির্বাচন" নির্বাচন করুন।
- "লঞ্চ পোল" এ ক্লিক করুন।
আপনি মিটিং চলাকালীন পোল খোলা রেখে দিতে পারেন বা একটি নির্দিষ্ট সময়ে এটি বন্ধ করতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল "এন্ড পোল" এ ক্লিক করুন। আপনি রিয়েল-টাইমে ভোটের ফলাফল দেখতে সক্ষম হবেন, যাতে আপনি ট্র্যাক করতে পারেন কে সেখানে আছে এবং কে নেই৷ অবশ্যই, আপনি মিটিং শেষ করার পরে পোল ডাউনলোড করতে পারেন এবং ডেটা এক্সেলে রপ্তানি করতে পারেন।
বিঃদ্রঃ: আপনি যদি অতীতে বেনামী পোল তৈরি করে থাকেন তবে এটি জুমে আপনার ডিফল্ট বিকল্প হতে পারে। এটি বন্ধ করা নিশ্চিত করুন কারণ পোলটি বেনামী হলে, আপনি পরে ব্যবহারকারীদের নাম এবং ইমেলগুলি পেতে সক্ষম হবেন না।
অতিরিক্ত প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
ফ্যাকাল্টি কি জুম মিটিংয়ে উপস্থিত থাকতে পারে?
হ্যাঁ, তারা করতে পারে, এবং এটি করার অনেক উপায় আছে। বেশিরভাগ অনুষদ অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণ করার আগে একটি মিটিং এর জন্য নিবন্ধন করতে বলে। এই পদক্ষেপটি অপরিহার্য কারণ অংশগ্রহণকারীদের নাম প্রতিবেদনে উপস্থিত হবে না যদি তারা নিবন্ধন করতে ব্যর্থ হয়। কিন্তু কোনো প্রাক-নিবন্ধন না থাকলেও, আপনার খুব বেশি চিন্তা করা উচিত নয়। সেখানে কে আছে তা পরীক্ষা করার জন্য আপনি বক্তৃতার সময় সর্বদা একটি পোল চালু করতে পারেন।
আপনার জানা উচিত যে আপনি যদি পোল ব্যবহার করেন তবে আপনি কেবল মিটিং খুলতে পারবেন না এবং তারপরে আপনার কম্পিউটারে অন্যান্য কাজ করতে পারবেন। আপনি ভোট মিস করতে পারেন কারণ সেগুলি সাধারণত মাত্র কয়েক মিনিট স্থায়ী হয়। যদি উপস্থিতি বাধ্যতামূলক হয়, তাহলে আপনাকে পুরো পাঠের সময় মনোযোগ দিতে হবে, যাতে এইরকম গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস না হয়।
আমি কীভাবে জুমে একটি উপস্থিতি প্রতিবেদন চালাব?
অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি নিবন্ধন ফর্ম তৈরি করা এবং মিটিং শুরু হওয়ার আগে এটি করা অপরিহার্য। আপনি যদি তা করেন তবে আপনাকে মিটিং চলাকালীন কিছু করতে হবে না। জুম স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য ডেটা সংগ্রহ করবে এবং বাছাই করবে। মিটিং শেষ হলে, আপনার জুম প্রোফাইলে যান এবং "রিপোর্ট" এ ক্লিক করুন। "ব্যবহার প্রতিবেদন" নির্বাচন করুন এবং তারপর "নিবন্ধন প্রতিবেদন" নির্বাচন করুন।
আপনি সেখানে ডেটা দেখতে পারেন, অথবা আপনি পুরো ফাইলটি এক্সপোর্ট করতে পারেন এবং এটি একটি এক্সেল ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন। মনে রাখবেন যে উপস্থিতি রিপোর্ট অবিলম্বে উপলব্ধ নাও হতে পারে, এবং তথ্য সংগ্রহ করার জন্য আপনাকে সভা শেষ হওয়ার 30 মিনিট অপেক্ষা করতে হতে পারে।
জুম কি উপস্থিতি ট্র্যাক করে?
জুমের একটি বিনামূল্যের সংস্করণ উপস্থিতি ট্র্যাক করতে পারে না, তবে প্রিমিয়াম সংস্করণ তা করতে পারে। যাইহোক, জুম স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিতি ট্র্যাক করবে না যদি না হোস্ট মিটিং শুরু হওয়ার আগে এই বিকল্পটি সক্ষম করে।
আসলে, আপনাকে একটি মিটিং তৈরি করতে হবে যার জন্য মিটিং শুরু হওয়ার আগে রেজিস্ট্রেশন করতে হবে। জুমের পক্ষে কেউ উপস্থিত হয়েছে কিনা তা ট্র্যাক করার একমাত্র উপায় এটি। আরও কী, এটি কোনও অংশগ্রহণকারী মিটিংয়ে প্রবেশ করার সময় এবং তারা কখন চলে গেছে, সেইসাথে তারা মিটিংয়ে মোট কত সময় ব্যয় করেছে তা রেকর্ড করতে পারে।
একটি ক্লিকের মাধ্যমে উপস্থিতি ট্র্যাক করুন
অনলাইন বক্তৃতা এবং অনলাইন ইভেন্টগুলির সেরা জিনিসগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনাকে ম্যানুয়ালি উপস্থিতি ট্র্যাক করতে হবে না। অতীতে, শিক্ষকদের বক্তৃতা চলাকালীন কে উপস্থিত ছিল এবং কারা নেই তা পরীক্ষা করতে অনেক সময় নষ্ট করতে হত। জুম এই প্রক্রিয়াটিকে অনেক সহজ করে তোলে এবং আপনার প্রিমিয়াম সংস্করণ না থাকলেও আপনি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে এটি করতে পারেন।
আপনি কি আমরা উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি চেষ্টা করেছেন? কোনটি আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করে? নিচের মন্তব্য অংশে আমাদেরকে জানান।
