গুগল শীটে ডুপ্লিকেটগুলি কীভাবে সন্ধান করবেন এবং সরান

আপনি যদি একজন নিয়মিত Google পত্রক ব্যবহারকারী হন, আপনি সম্ভবত একটি সমস্যায় পড়েছেন যেখানে আপনি ভুলবশত আপনার স্প্রেডশীটে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি যোগ করেছেন৷ এই পরিস্থিতি ডেটাসেটটি ফেলে দিতে পারে যা আপনি একসাথে রাখার জন্য এত কঠোর পরিশ্রম করছেন। আপনি হয়তো জানেন না যে ঘটনাটি ঘটেছে, বিশেষ করে যখন আপনার পিসি বিপর্যস্ত হয়ে যায় বা যখন আপনি আপনার ল্যাপটপের ট্র্যাকপ্যাডটি বাম্প করেন।

যাই হোক না কেন, আপনার স্প্রেডশীটে প্রচুর পরিমাণে ডেটা থাকলে কিছু মিস করা খুব সহজ। সাধারণ ফলাফলগুলির মধ্যে গণনার ত্রুটি এবং ডুপ্লিকেট কক্ষগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা সমস্যার উত্স অনুসন্ধান করার সময় সনাক্ত করা কঠিন।

সৌভাগ্যবশত, আপনার স্প্রেডশীটের মধ্যে ডুপ্লিকেট হাইলাইট করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি উপলব্ধ রয়েছে।

• বিল্ট-ইন রিমুভ ডুপ্লিকেট ফিচার ব্যবহার করুন।
• সদৃশ খুঁজে পেতে হাইলাইটিং ব্যবহার করুন.
• অনন্য কক্ষ অনুলিপি করুন এবং একটি নতুন শীটে তাদের সরান।
• একটি থার্ড-পার্টি ডুপ্লিকেট ফাইন্ডার ব্যবহার করুন।
• একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন যা একটি পৃথক ভিত্তিতে সদৃশ গণনা করে।

উপরের প্রক্রিয়াগুলি সেই সদৃশ এন্ট্রিগুলিকে খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে যাতে আপনি সেগুলিকে মুছে ফেলতে পারেন বা যদি সেগুলি মিলে যায় তবে সদৃশ না হয়। এখানে আপনার বিকল্প আছে.

Google পত্রকগুলির ডুপ্লিকেটগুলি সরান বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন৷

আপনি একটি কলাম, দুটি কলাম, বা একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীটে সদৃশ সন্ধান করার চেষ্টা করছেন না কেন, সদৃশগুলি সরান বৈশিষ্ট্যটি একই ডেটা সহ কক্ষগুলিকে নির্ভুলভাবে সরিয়ে দেয়৷ যাহোক, সচেতন থাকুন যে এটি সমস্ত সদৃশগুলিকে সরিয়ে দেয়, এমনকি যদি তারা একই ডেটার সাথে যুক্ত না হয়।

1. আপনি ডুপ্লিকেট ডেটা পরীক্ষা করতে চান এমন কলামগুলি হাইলাইট করুন।

   

2. উপরের মেনুতে, নির্বাচন করুন ডেটা, এবং তারপর নির্বাচন করুন সদৃশ অপসারণ.

   

3. একটি সংলাপ পপআপ প্রদর্শিত হবে. আপনি যে তালিকাটি চেক করতে চান তার প্রতিটি কলামের পাশের বাক্সগুলি চিহ্নিত করুন, অথবা আপনি চেক বন্ধ করতে পারেন সব নির্বাচন করুন,এবং তারপর ক্লিক করুন সদৃশ অপসারণ.

   

4. Google পত্রকগুলি দেখায় যে কতগুলি অনুলিপি পাওয়া গেছে এবং সরানো হয়েছে যাতে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রক্রিয়াটি উদ্দেশ্য হিসাবে কাজ করেছে৷

   

Google শীট-এর অন্তর্নির্মিত "সদৃশগুলি খুঁজুন এবং সরান" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা ডুপ্লিকেটগুলি দূর করার সবচেয়ে সহজ উপায়, তবে কখনও কখনও, আপনি সেগুলি সরানোর আগে অনুলিপিগুলি পর্যালোচনা করতে চাইতে পারেন৷ এটি করার একটি দুর্দান্ত উপায় হল রঙ হাইলাইট করা।

সহজ সরানোর জন্য রং ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট হাইলাইট করুন

আপনার স্প্রেডশীটে ত্রুটি সনাক্ত করার ক্ষেত্রে, হাইলাইট ব্যবহার করে কোনো ভুল তথ্য স্পটলাইট করার জন্য আরেকটি ভাল উপায়।

1. আপনার Google পত্রক ফাইল খুলুন এবং আপনি বাছাই করতে চান কলাম বা কলাম নির্বাচন করুন।

   

2. উপরের মেনু বারে, নির্বাচন করুনবিন্যাস.

   

3. ড্রপ-ডাউন মেনুতে, নির্বাচন করুন শর্তাধীন বিন্যাশ.

   

4. প্রদর্শিত নতুন মেনু থেকে আপনি যে পরিসরটি চান তা নির্বাচন করুন।

   

5. অধীন বিন্যাস নিয়ম, শিরোনাম ড্রপ-ডাউন বিভাগ পরিবর্তন করুন সেল ফরম্যাট করুন যদি... প্রতি কাস্টম সূত্র হল.

   

6. নীচে অবস্থিত বক্সে নিম্নলিখিত সূত্র পেস্ট করুন কাস্টম সূত্র হল বিকল্প:

   =countif(A:A,A1)>1.

   

7. অধীনে বিন্যাস শৈলী বিভাগ, নির্বাচন করুন রঙ আইকন পূরণ করুন একটি হলুদ (বা আপনার পছন্দের যেকোনো রঙ) সেল ব্যাকগ্রাউন্ড দিয়ে আপনার বিষয়বস্তু হাইলাইট করতে।

   

8. ক্লিক করুন সম্পন্ন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।

আপনার স্প্রেডশীট এখন আপনার নির্বাচিত রঙে আপনার ডুপ্লিকেট কক্ষগুলিকে হাইলাইট করবে এবং আপনি যেকোনো সদৃশের জন্য নির্বাচন স্ক্যান করতে পারেন।

বিঃদ্রঃ: মাঝখানে ঘর বেছে নেওয়ার চেয়ে সারি 1 দিয়ে শুরু হওয়া একটি কলামের ঘরগুলিকে হাইলাইট করা ভাল। সূত্রটি প্রথম কলাম হিসাবে সারি 2 ব্যবহার করা পছন্দ করে না। এটি নির্বাচিত ক্ষেত্রের মধ্যে কয়েকটি সদৃশ মিস করেছে (A2:B9)। একবার সারি 1 যোগ করা হলে (A1:B9), এটি সমস্ত সদৃশ খুঁজে পেয়েছে। নিচের ছবি দুটি দেখুন।

চিত্র #1: প্রথম ঘর (A2 এবং B2) হিসাবে সারি 2 ঘর নির্বাচন করার সময় মিসড ডুপ্লিকেট দেখায়:

চিত্র #2: প্রথম ঘর (A1 এবং B1) হিসাবে সারি 1 ঘর নির্বাচন করার সময় সমস্ত সদৃশ দেখায়:

নিশ্চিত করুন যে কোনো বিদ্যমান সদৃশ সঠিক, কারণ কিছু অনুলিপি মোটেই অনুলিপি নয়। তারা দুটি ভিন্ন অ্যাকাউন্ট, ব্যবহারকারী, কর্মচারী, বা অন্য কিছুর জন্য একই নম্বর হতে পারে। একবার আপনি কপিক্যাট সেলগুলি নিশ্চিত করলে যেগুলি আপনার প্রয়োজন নেই, সেগুলি মুছুন। অবশেষে, আপনি ফর্ম্যাটিং মেনু বন্ধ করতে পারেন এবং আপনার কক্ষগুলিতে মানক রঙ পুনরুদ্ধার করতে পারেন।

ডুপ্লিকেট সহজে অপসারণের জন্য Google পত্রকগুলিতে অনন্য কক্ষগুলি অনুলিপি করুন৷

আপনি যদি আপনার কাঁচা ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজাতে পছন্দ করেন, তাহলে নকল না করে সমস্ত অনন্য কক্ষ অনুলিপি করা ভাল৷ এই প্রক্রিয়া দ্রুত বাছাই এবং ফিল্টারিং প্রদান করে. আপনি যদি নিশ্চিত হন যে আপনার তথ্য সঠিক এবং পরিবর্তে সদৃশগুলি সরাতে পছন্দ করেন তবে নীচের পদ্ধতিটি চেষ্টা করুন৷

1. আপনি যে শীট ডকুমেন্টটি সাজাতে চান সেটি খুলুন এবং আপনি যে কলামটি সম্পাদনা করতে চান সেটি হাইলাইট করুন। এই প্রক্রিয়া পরবর্তী ধাপের জন্য কলাম পরিসীমা রেকর্ড করবে।

   

2. একটি কলাম হাইলাইট করার পরে, একটি ফাঁকা ক্লিক করুন যেখানে আপনি অনন্য এন্ট্রিগুলি প্রদর্শিত হতে চান। নথির শীর্ষে সূত্র ইনপুট বক্সে নিম্নলিখিত সূত্রটি আটকান: =অনন্য()

   

3. বন্ধনীর ভিতরে মূল কলামের ঘরের স্থানাঙ্ক টাইপ করুন, যেমন: (A3:A9).

   

4. আঘাত প্রবেশ করুন আপনার নতুন ডেটা আপনার পূর্বে মনোনীত কলামে সরাতে।

   

একবার এটি সম্পূর্ণ হলে, আপনি হয় এন্ট্রিগুলি ম্যানুয়ালি চেক করতে পারেন বা আপনার কাজের স্প্রেডশীটে আপনার ডেটা আমদানি করতে পারেন।

পত্রকগুলিতে সদৃশগুলি খুঁজতে এবং সরাতে একটি তৃতীয় পক্ষের অ্যাড-অন ব্যবহার করুন৷

Google পত্রকগুলির সাথে ব্যবহারের জন্য অনলাইন প্লাগইনগুলি উপলব্ধ রয়েছে৷ আপনি Google Workspace মার্কেটপ্লেসে অ্যাড-অনগুলি পাবেন, যার মধ্যে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার টুল রয়েছে।

Ablebits দ্বারা সদৃশ সরান

Ablebits দ্বারা সদৃশ সরান নামে পরিচিত একটি উপযোগী টুল আপনাকে তথ্যের একটি সম্পূর্ণ শীট জুড়ে বা একবারে দুটি কলাম অনুসন্ধান করে দ্রুত সদৃশগুলি খুঁজে পেতে দেয়।

আপনি ফলাফল সরাতে, মুছতে এবং হাইলাইট করতে পারেন। টুলটিতে দুটি উইজার্ড সেটআপ রয়েছে: ডুপ্লিকেটগুলি খুঁজুন এবং মুছুন এবং আপনার নথির মধ্যে অনন্য কোষ বা গুণাবলী খুঁজুন। এই দুটি বিকল্প আপনার যেতে যেতে তথ্য ট্র্যাক করা সহজ করে তোলে।

সামগ্রিকভাবে, আপনার তথ্য খুঁজে পেতে একটি উইজার্ড টুল ব্যবহার করা দীর্ঘমেয়াদে এটির মূল্য হতে পারে। এই বিবৃতিটি প্রাথমিকভাবে ব্যবহারকারীদের জন্য যারা ক্রমাগত তাদের স্প্রেডশীটে ডুপ্লিকেট খুঁজছেন এবং বরং অন্য কিছু করার জন্য তাদের সময় ব্যয় করবেন।

শীটে ডুপ্লিকেট সারি খুঁজতে একটি পিভট টেবিল ব্যবহার করুন

একটি পিভট টেবিল ডেটা আরও ঘনিষ্ঠভাবে দেখার জন্য একটি সুবিধাজনক টুল। একটি পিভট টেবিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সদৃশ কক্ষ বা সারি মুছে দেয় না; এটি কোন কলামে সদৃশ রয়েছে তার একটি ব্রেকডাউন প্রদান করে যাতে আপনি ম্যানুয়ালি আপনার ডেটা দেখতে পারেন এবং দেখুন কি, যদি কিছু হয়, আপনাকে অপসারণ করতে হবে।

একটি পিভট টেবিল তৈরি করা এই নিবন্ধে দেখানো অন্যান্য পদ্ধতির তুলনায় একটু বেশি জড়িত। ফলাফলগুলি অভিন্ন এবং সঠিকভাবে ডুপ্লিকেট সনাক্ত করতে আপনাকে প্রতিটি কলামের জন্য একটি পিভট টেবিল যোগ করতে হবে।

বিঃদ্রঃ: আপনার স্প্রেডশীটে কলামের নাম না থাকলে, ডুপ্লিকেট খুঁজে পেতে পিভট টেবিল সঠিকভাবে কাজ করবে না। অস্থায়ীভাবে একটি নতুন সারি যোগ করার চেষ্টা করুন, এবং তারপর সেই নতুন সারি ব্যবহার করে কলামগুলির নাম দিন।

ডুপ্লিকেট ঘর বা সারি সনাক্ত করতে একটি পিভট টেবিল ব্যবহার করার ধাপগুলি এখানে রয়েছে৷

1. সমস্ত টেবিল ডেটা নির্বাচন করুন, তারপরে যান ডেটা > পিভট টেবিল.

   

2. প্রয়োজনে ঘর পরিসীমা সামঞ্জস্য করুন, তারপর আঘাত করুন সৃষ্টি.

   

3. নির্বাচন করুন যোগ করুন পাশে সারি. এই ধাপটি ডুপ্লিকেট খোঁজার জন্য কলাম বেছে নেবে। হ্যাঁ, আপনি যে অধিকার পড়া। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনার পছন্দসই কলাম নির্বাচন করুন। আপনি যদি পিভট টেবিল এডিটর হারিয়ে ফেলেন, তাহলে সেটিকে ফিরিয়ে আনতে একটি জনবহুল কক্ষে ক্লিক করুন।

   

4. এখন, নির্বাচন করুন যোগ করুন পাশে মূল্যবোধ এবং উপরের মত একই কলাম নির্বাচন করুন, কিন্তু সংক্ষিপ্ত আকারে সেট করুন COUNT বা COUNTA. এটি ইতিমধ্যেই ডিফল্ট হওয়া উচিত।

   

5. নতুন পিভট টেবিলটি সদৃশ শনাক্ত করবে, যেমনটি নীচে দেখানো হয়েছে।

   

6. আপনি যদি একটি ভিন্ন কলাম দেখতে চান, আপনি উপরের পদক্ষেপগুলি পুনরায় করতে পারেন (আপনার পূর্ববর্তী ফলাফলগুলি সংরক্ষণ করতে) বা পিভট টেবিল সম্পাদক পুনরায় খুলতে পারেন এবং তারপরে বিদ্যমান টেবিল পরিবর্তন করতে পারেন৷

   

7. নতুন সমন্বয় দেখাতে পিভট টেবিল পরিবর্তন হবে।

   

পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, পিভট টেবিল পদ্ধতি একটু বেশি জড়িত। তবুও, এটি আপনাকে আপনার ডুপ্লিকেট এন্ট্রিগুলির অবস্থান সম্পর্কে একটি নির্দিষ্ট প্রতিবেদন দেয়, যা ডেটা বিশ্লেষণ করার জন্য খুব দরকারী হতে পারে। পিভট টেবিল ব্যবহার করার বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, Google পত্রকগুলিতে পিভট টেবিল তৈরি, সম্পাদনা এবং রিফ্রেশ করার বিষয়ে TechJunkie টিউটোরিয়াল দেখুন।

সামগ্রিকভাবে, Google পত্রকের একটি ডুপ্লিকেট সেল আপনার ডেটার সাথে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে যদি আপনি সতর্ক না হন, বিশেষ করে যখন একটি দরকারী স্প্রেডশীটে আর্থিক তথ্য সাজানোর চেষ্টা করেন।

সদৃশ জন্য সবচেয়ে সাধারণ কারণ হল:

• অনেক লোক একই গ্রাহক, চালান, বিভাগ, আইটেম ইত্যাদি যোগ করেছে।
• ডেটা আমদানি দ্বিতীয়বার ইতিমধ্যে-বর্তমান ডেটাতে যুক্ত হয়।
• কপি/পেস্ট অ্যাকশন ডুপ্লিকেট এন্ট্রি যোগ করা হয়েছে।

সৌভাগ্যবশত, অভিন্ন ডেটা সেলগুলি সনাক্ত করা, অপসারণ করা এবং মুছে ফেলা Google পত্রকগুলিতে আশ্চর্যজনকভাবে সহজ, এমন কিছু যা ইতিবাচক যদি আপনি ক্রমাগত আপনার প্রতিদিনের কর্মপ্রবাহে স্প্রেডশীটগুলির সাথে কাজ করেন৷ আপনি যদি আপনার বিষয়বস্তুকে আরও ভালোভাবে সাজানোর জন্য কিছু খুঁজছেন, তাহলে আপনি সর্বদা একটি অ্যাড-অন ব্যবহার করতে পারেন যেমন Ablebits দ্বারা সদৃশগুলি সরান যাতে আপনার তথ্য ভালভাবে সাজানো এবং সুসংগঠিত হয়।

মোড়ক উম্মচন

এই নিবন্ধে উল্লিখিত কোনো পদ্ধতি ব্যবহার করার বিষয়ে আপনার কি কোনো অভিজ্ঞতা, টিপস বা প্রশ্ন আছে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানান.