বিভিন্ন সহযোগীদের সাথে Google শীটে কাজ করার সময়, সমস্ত পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷ এইভাবে, প্রত্যেকে নতুন তথ্য উল্লেখ করতে এবং আপ টু ডেট থাকতে পারে।
Google পত্রকগুলিতে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করা এবং পরিচালনা করা বেশ সহজ৷ বিভিন্ন ফাংশন সক্ষম করে বা অ্যাড-অন ব্যবহার করে এটি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আসুন তাদের অন্বেষণ করা যাক।
বিজ্ঞপ্তি বিধি সক্ষম করে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন৷
Google পত্রক "বিজ্ঞপ্তি নিয়ম"-এ বিদ্যমান পরিষ্কার বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে নথিতে করা পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে সর্বদা অবহিত করার অনুমতি দেয়৷ একবার আপনি এটি সক্ষম করলে, প্রতিবার শীটে পরিবর্তন হলে আপনি ইমেল পাবেন। আপনি প্রতিবার কেউ পরিবর্তন করার সময় বিজ্ঞপ্তি পেতে চান কিনা বা সমস্ত সম্পাদনার সারাংশ পেতে চান কিনা তা আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
চলুন দেখে নেই কিভাবে এটি করতে হয়ঃ
- আপনার প্রয়োজনীয় শীটটি খুলুন এবং "সরঞ্জাম" সন্ধান করুন।
- নিচে স্ক্রোল করুন এবং "বিজ্ঞপ্তি নিয়ম" এ ক্লিক করুন।
- "যে কোনো পরিবর্তন করা হয়েছে" নির্বাচন করুন।
- এরপর, "আমাকে এর সাথে অবহিত করুন..." এর অধীনে এখনই ইমেল পাওয়া বা দৈনিক ডাইজেস্ট পাওয়ার মধ্যে একটি বেছে নিন।
- "সংরক্ষণ করুন" এ ক্লিক করুন।
সংস্করণ ইতিহাস সক্ষম করে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন৷
Google পত্রকগুলিতে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার আরেকটি দরকারী পদ্ধতি হল "সংস্করণ ইতিহাস" সক্ষম করা৷ এই ফাংশনটি কে এবং কখন সম্পাদনা করেছে তার মতো বিশদ বিবরণ সহ সমস্ত সম্পাদনার একটি ওভারভিউ দেয়৷ এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
- আপনার প্রয়োজনীয় শীটটি খুলুন এবং "ফাইল" এ নেভিগেট করুন।
- ড্রপডাউন মেনু থেকে, "সংস্করণ ইতিহাস" নির্বাচন করুন এবং "সংস্করণ ইতিহাস দেখুন" এ ক্লিক করুন।
শীটের ডানদিকে একটি বার থাকবে যেখানে বিভিন্ন রঙে সম্পাদকদের নাম দেখানো হবে। এখন, সমস্ত নতুন পরিবর্তন একটি রঙে হাইলাইট করা হবে যে ব্যক্তি পরিবর্তনগুলি করেছে।
Sheetgo দিয়ে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন
শীটগো নামে একটি অ্যাড-অন রয়েছে যা আপনাকে সহজেই আপনার Google পত্রকের পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে এবং প্রতিদিন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা আমদানি করতে দেয়। প্রথমত, আপনাকে অ্যাড-অন ইনস্টল করতে হবে। তারপরে আপনার সেই শীটটি খুলতে হবে যেখানে আপনি প্রতিদিনের পরিবর্তনগুলি এবং প্রয়োজনীয় ডেটা সহ একটি ট্র্যাক করতে চান৷ কীভাবে অ্যাড-অন ব্যবহার শুরু করবেন তা এখানে:
- "অ্যাড-অন"-এ নেভিগেট করুন।
- ড্রপডাউন মেনু থেকে "Sheetgo" এবং তারপর "Start" নির্বাচন করুন।
- একটি বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে শীট ডান দিকে খুলবে.
এখন আপনি এটি করেছেন, চলুন দেখি কিভাবে বর্তমান শীট থেকে ডেটা আমদানি করতে হয় যেখানে আপনি পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে চান৷
- শীটে নেভিগেট করুন যেখানে আপনি ডেটা আমদানি করতে চান৷
- "সংযোগ শুরু করুন" বোতামে ক্লিক করুন এবং তারপরে "ডেটা আমদানি করুন"।
- আপনি বিভিন্ন শীট দেখতে সক্ষম হবেন, তাই আপনার প্রয়োজনীয় একটি নির্বাচন করুন।
- একবার আপনি এটিতে ক্লিক করলে, আপনি "সেটিংস" বিকল্পটি দেখতে পাবেন।
- "সেটিংস" ট্যাবটি প্রসারিত করুন এবং আপনি বিভিন্ন বিকল্প দেখতে পাবেন।
একবার আপনি এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করলে, প্রক্রিয়াটি শেষ করতে আপনাকে "ডেটা যোগ করুন" সক্ষম করতে হবে। এটি করার মাধ্যমে, অ্যাড-অন স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্বে আমদানি করা ডেটার নীচে ডেটা যুক্ত করে। আপনার "স্থানান্তর বিন্যাস সক্ষম করুন" এ টিক দেওয়া উচিত যাতে আপনার উভয় শীট একই রকম হয়।
আপনি ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সংযোগের নাম বেছে নিতে পারেন। "স্বয়ংক্রিয় আপডেট" বিভাগের অধীনে, আপনি কত ঘন ঘন এবং কোন সময়ে ডেটা আমদানি করতে চান তা নির্ধারণ করতে পারেন৷ এই বিকল্পটি সক্ষম করা এবং ডেটা আমদানির ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করা আপনাকে পরিবর্তনের দৈনিক আপডেট পেতে দেয়।
অবশেষে, প্রক্রিয়াটি শেষ করতে "Finish" এ ক্লিক করুন। নতুন ডেটা এখন প্রতিদিনের ভিত্তিতে বিদ্যমান ডেটার নীচে যুক্ত করা হবে। প্রতিদিন আপনি শীট খুলবেন, আপনি নতুন তথ্য পাবেন, আপনাকে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার অনুমতি দেবে।
এই অ্যাড-অনটি দরকারী কারণ এটির জন্য শুধুমাত্র একবারের সংযোগ প্রয়োজন৷ একবার আপনি এটি তৈরি করে নিলে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং প্রতিদিনের ভিত্তিতে আপনার Google পত্রকগুলিতে পরিবর্তনগুলি বজায় রাখতে সক্ষম হবেন৷
বিঃদ্রঃ: আপনি "স্বয়ংক্রিয় আপডেট" বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন বা কত ঘন ঘন আপনি ডেটা আমদানি করতে চান তা পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি যদি এটি করতে চান তবে উপরের বিভাগটি পড়ুন।
"শর্তগত বিন্যাস" সক্ষম করে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন
পরিবর্তনের একটি ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা সমস্ত সম্পাদনা ট্র্যাক করার একটি খুব সহজ উপায় হতে পারে। এটি করার জন্য Google পত্রকগুলিতে একটি বিকল্প রয়েছে - আপনাকে কেবল এটি সক্ষম করতে হবে৷ আপনি কিভাবে এটি করতে পারেন তা এখানে:
- আপনি শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করতে চান এমন সমস্ত ডেটা (সেলগুলি) নির্বাচন করুন৷
- "ফরম্যাট" এ নেভিগেট করুন এবং "শর্তাধীন বিন্যাস" খুঁজুন।
- ড্রপডাউন মেনুতে, "ফরম্যাটের নিয়ম" এর অধীনে, আপনি "ফরম্যাটের নিয়ম যদি..." দেখতে পাবেন।
- এখানে আপনাকে "খালি নয়" নির্বাচন করতে হবে।
- এর পরে, "ফরম্যাটিং শৈলী" এর অধীনে আপনি অক্ষরের পটভূমির রঙ বা ফন্ট চয়ন করতে পারেন।
- "সম্পন্ন" এ ক্লিক করুন।
ধরা যাক আপনি একটি পটভূমির রঙ হিসাবে নীল নির্বাচন করুন। যদি কোনও ব্যক্তি ডেটা প্রবেশ করে বা ফর্ম্যাট করা কক্ষগুলিতে পরিবর্তন করে, সে যে ঘরটি করে সেটি নীল হয়ে যায়। যে হিসাবে সহজ!
"সেল ইতিহাস" সক্ষম করে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন
আপনি যদি শুধুমাত্র একটি কক্ষে করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে চান, আপনি নতুন "সেল ইতিহাস" বিকল্পটি সক্ষম করে এটি করতে পারেন৷ এটি আপনাকে সাহায্যকারীর নাম এবং পরিবর্তনের টাইমস্ট্যাম্প দেখতে দেয়। এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
- ঘরে ডান ক্লিক করুন এবং "সম্পাদনা ইতিহাস দেখান" এ ক্লিক করুন।
- আপনি তীরগুলি দেখতে পাবেন যা আপনি সম্পাদনাগুলি দেখতে বাম থেকে ডানে যেতে পারেন।
অভিনন্দন!
এখন Google পত্রকগুলিতে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি চালু করতে আপনার কোন সমস্যা হবে না৷ এটি করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে। আপনি "বিজ্ঞপ্তি নিয়ম", "সংস্করণ ইতিহাস", "শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস", "সেলের ইতিহাস" সক্ষম করতে পারেন বা শীটগোর মতো একটি অ্যাড-অন পেতে পারেন৷
আপনি আগে পদ্ধতি কোনো চেষ্টা করেছেন? কোনটি আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করে? নীচের মতামত আমাদের জানতে দিন।
