Google পত্রকটিতে কার অ্যাক্সেস আছে তা ভুলে যাওয়া সহজ যদি এটি অনেক লোক ব্যবহার করে। আপনি স্প্রেডশীটটি বহুবার ভাগ করে নিতে পারেন এবং এখন মনে রাখতে সমস্যা হচ্ছে কার কাছে এটি ব্যবহারের অনুমতি ছিল৷
আপনার Google পত্রকগুলি পরিচালনা করা এবং কে সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে তা জানা গুরুত্বপূর্ণ৷ কিন্তু এটি করার প্রক্রিয়াটি আসলে বেশ সহজ। এটি কিভাবে করা হয়েছে তা জানতে পড়তে থাকুন।
গুগল শীটগুলিতে কার অ্যাক্সেস আছে তা কীভাবে পরীক্ষা করবেন
আপনার Google শীটে কার অ্যাক্সেস আছে তা ম্যানুয়ালি চেক করার একটি সহজ উপায় রয়েছে৷ এটি করতে, পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- প্রথমে আপনার প্রয়োজনীয় শীটটি খুলুন।
- এরপর, "অ্যাক্টিভিটি ড্যাশবোর্ড" এ ক্লিক করুন।
- আপনি আপনার বাম দিকে "দর্শক প্রবণতা" বা "মন্তব্য প্রবণতা" দেখতে পাবেন। এখন এটিতে ক্লিক করুন।
বিঃদ্রঃ: নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার ব্যবসার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন এবং ব্যক্তিগত নয়৷ একটি ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের সাথে, আপনি "অ্যাক্টিভিটি ড্যাশবোর্ড" দেখতে পারবেন না।
তাছাড়া, আপনি সময়ের দ্বারা অনুসন্ধানটি ফিল্টার করতে পারেন এবং আপনার ফলাফলগুলিকে সংকুচিত করতে পারেন৷ চলুন দেখে নেই কিভাবে করবেনঃ
- শীটের উপরের ডানদিকে "ডাউন অ্যারো" এ ক্লিক করুন।
- অনুসন্ধান ফিল্টার করার জন্য সময় চয়ন করুন.
এই নাও! এখন আপনি জানেন যে আপনার Google শীটে কার অ্যাক্সেস আছে এবং কখন তারা অনুমতি পেয়েছে৷ এইভাবে, আপনি সর্বদা ট্র্যাক করতে পারেন যে সঠিক লোকেরা আপনার Google পত্রক দেখতে এবং সম্পাদনা করতে পারে৷
Google শিটে অস্থায়ী অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া হচ্ছে
Google শীটগুলিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করা খুব কার্যকর হতে পারে যদি আপনি না চান যে ক্লায়েন্টরা কাজটি হয়ে গেলে সেগুলি ব্যবহার করুক। আপনি একটি মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করতে পারেন বা সেই নির্দিষ্ট Google পত্রকের অ্যাক্সেস শেষ করতে পারেন। এখানে কিভাবে:
- আপনার Google ড্রাইভ খুলুন
- আপনার প্রয়োজনীয় শীট খুঁজুন।
- এটিতে ডান ক্লিক করুন এবং "শেয়ার" নির্বাচন করুন।
- এখন আপনি যে ব্যক্তির সাথে এই শীটটি ভাগ করতে চান তার নাম লিখুন।
- মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করতে, "কমেন্ট করতে পারেন" বা "দেখতে পারেন"-তে অনুমতি পরিবর্তন করুন।
- পরবর্তী "পাঠান" এ আলতো চাপুন।
একবার আপনি এই পদক্ষেপগুলি সম্পন্ন করার পরে, আপনাকে প্রথম তিনটি ধাপ পুনরাবৃত্তি করতে হবে। আপনি উইন্ডোর নীচে "উন্নত" বিকল্পটি দেখতে পাবেন। "শেয়ারিং সেটিংস" দেখতে আপনার এটিতে ক্লিক করা উচিত। আপনি যদি তাদের নামের উপর হোভার করেন, একটি স্টপওয়াচ প্রদর্শিত হবে। এটিতে ক্লিক করে, আপনি মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করতে পারেন।
দেখার অনুমতি সক্রিয় করা হচ্ছে
আপনি পরিবর্তন করা থেকে আপনার Google পত্রক রক্ষা করতে পারেন. যদিও আপনি অনেক লোককে অ্যাক্সেস দিয়েছেন, আপনি হয়তো চান না যে তারা নথির বিষয়বস্তু পরিবর্তন করুক। এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল শুধুমাত্র তাদের দেখার অনুমতি দেওয়া।
এটি করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- আপনি যে শীট রক্ষা করতে চান তা খুলুন।
- "ডেটা" এ নেভিগেট করুন এবং "সুরক্ষিত পত্রক এবং পরিসর" এ স্ক্রোল করুন।
- শীটের ডানদিকে একটি বার প্রদর্শিত হবে।
- এখন, "শীট" এ ক্লিক করুন এবং ড্রপডাউন মেনু থেকে আপনার প্রয়োজনীয় একটি নির্বাচন করুন।
- এখানে আপনাকে "অনুমতি সেট করুন" এ ক্লিক করতে হবে।
একটি "রেঞ্জ এডিটিং পারমিশন" উইন্ডো পপ আপ হবে। "এই রেঞ্জ কে এডিট করতে পারে সীমাবদ্ধ" এর অধীনে "কাস্টমাইজড" এ ক্লিক করুন। এটি আপনাকে এই নির্দিষ্ট পত্রকটি সম্পাদনা করার অনুমতি দেয় তা নির্ধারণ করতে দেয়৷ আপনি আপনার Google পত্রক সম্পাদনা করতে চান না এমন সমস্ত লোককে অনির্বাচন করুন৷ শেষ করতে "সম্পন্ন" এ ক্লিক করুন।
এখন লোকেরা এখনও এই Google পত্রকটি দেখতে পারবে, কিন্তু তারা এতে কোনো পরিবর্তন করতে পারবে না৷
গুগল শীটে সেলগুলিকে সুরক্ষিত করা
বিকল্পভাবে, আপনি দেখার অনুমতি দিতে পারেন, তবে কিছু ঘর বা কলামও সুরক্ষিত রাখতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- শীট খুলুন।
- আপনি পরিবর্তন হওয়া থেকে রক্ষা করতে চান কলাম নির্বাচন করুন.
- এখন "ডেটা" এবং তারপর "সুরক্ষিত শীট এবং পরিসর" এ ক্লিক করুন।
- শীটের ডানদিকে একটি বার প্রদর্শিত হবে।
- কমান্ডের বিবরণ লিখুন, উদাহরণস্বরূপ - "কোন সম্পাদনা নেই"।
- এরপর, সবুজ বোতামে ক্লিক করুন "অনুমতি সেট করুন"।
- একটি পপ আপ প্রদর্শিত হবে. "এই রেঞ্জ কে এডিট করতে পারে সীমাবদ্ধ" এর অধীনে "কাস্টম" নির্বাচন করুন।
- এটি আপনাকে কোষগুলি পরিবর্তন করতে কারা অনুমোদিত তা নির্ধারণ করতে দেয়৷
যদি কোনো ব্যক্তি অনুমতি ছাড়াই ঘরের বিষয়বস্তু পরিবর্তন করার চেষ্টা করেন, তাহলে পত্রকের একটি বার্তা জানিয়ে দেবে যে তাদের এটি করার অনুমতি নেই।
মন্তব্য সক্রিয় করা হচ্ছে
কখনও কখনও আপনার ঘরের বিষয়বস্তুতে মন্তব্য করার জন্য অন্য কাউকে প্রয়োজন৷ এই ব্যবহারকারীদের এটি করার জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় বিশেষাধিকার নেই, তবে আপনি তাদের অনুমতি দিতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল তাদের একজন "মন্তব্যকারী" বানান৷ এই ফাংশন সহ একজন ব্যবহারকারীকে সক্ষম করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- শীট খুলুন, "ফাইল" এ যান এবং "শেয়ার" এ ক্লিক করুন।
- এখানে আপনি যাদের সাথে শীট ভাগ করতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করতে পারেন।
- একবার আপনি একজন ব্যক্তিকে যুক্ত করলে, ডানদিকে আপনি একটি ড্রপডাউন মেনু দেখতে পাবেন।
- সেই ড্রপডাউন মেনু থেকে "মন্তব্যকারী" নির্বাচন করুন।
- অবশেষে, "পাঠান" এ ক্লিক করুন।
সম্পাদনা সক্ষম করা হচ্ছে
সম্পাদনার অনুমতির সাথে, পত্রকের ব্যবহারকারীরা ঘরের বিষয়বস্তু পরিবর্তন করতে পারে। পত্রকের মালিক হিসাবে, আপনাকে এই ক্রিয়াকলাপের অনুমতি দিতে হবে। ধাপগুলি উপরে উল্লিখিতগুলির অনুরূপ:
- শীট খুলুন, "ফাইল" এ যান এবং "শেয়ার" এ ক্লিক করুন।
- এখানে আপনি যাদের সাথে শীট ভাগ করতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করতে পারেন।
- একবার আপনি একজন ব্যক্তিকে যুক্ত করলে, ডানদিকে আপনি একটি ড্রপডাউন মেনু দেখতে পাবেন।
- সেই ড্রপডাউন মেনু থেকে "সম্পাদক" নির্বাচন করুন।
- অবশেষে, "পাঠান" এ ক্লিক করুন।
সীমিত অনুমতি
আপনার Google পত্রক ডেটা সঞ্চয় করার জন্য একটি অমূল্য টুল। সময়ে সময়ে, আপনাকে এটি অন্য লোকেদের সাথে ভাগ করতে হবে। আপনি শীটটি দেখার অনুমতি কাকে দিয়েছেন তা যদি আপনি মনে করতে না পারেন, তাহলে নির্দেশনার জন্য আপনি সর্বদা এই নিবন্ধটি উল্লেখ করতে পারেন।
তাছাড়া, আপনি যদি আপনার শীটটিকে অননুমোদিত পরিবর্তন থেকে রক্ষা করতে চান বা ব্যবহারকারীদের নিজেরাই সেল পরিবর্তন করার অনুমতি দিতে চান তবে আপনার কোন সমস্যা হবে না। এই ফাংশনগুলির মধ্যে কোনটি আপনার কাছে বেশি গুরুত্বপূর্ণ এবং কেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আমাদের বলুন।
