স্কাইপে কীভাবে একটি দূরে বার্তা সেট করবেন

ব্যবসার জন্য Skype-এর বিভিন্ন রঙিন স্ট্যাটাস আপনার পরিচিতিদের জানাতে দেয় আপনি কখন অফিস থেকে দূরে থাকেন এবং আপনার উপলব্ধতার মাত্রা। আপনি যদি এটি কীভাবে করবেন তা জানতে চান তবে আমরা আপনাকে এই নিবন্ধে দেখাব।

প্রথমত, আমরা আপনাকে Windows 10-এ স্বয়ংক্রিয় উত্তর সহ অফিসের বাইরে সেট করার মাধ্যমে নিয়ে যাব; তাহলে কিভাবে স্কাইপে আপনার প্রাপ্যতা সেট করে আরও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন। এছাড়াও, যেহেতু Skype for Business-এর Mac সংস্করণটি বর্তমানে Outlook ক্যালেন্ডারের তথ্য পায় না, তাই আমরা আপনাকে একটি সমাধানের পদক্ষেপগুলি দেখাব৷

বিকল্প 1: ব্যবসার জন্য স্কাইপের সাথে MS Outlook সিঙ্ক করুন (বেগুনি ডট W/স্বয়ংক্রিয়-উত্তর)

উইন্ডোজে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সহ একটি অফিসের বাইরে সেট আপ করুন

স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলির সাথে আপনার অফিসের বাইরে সেট আপ করার আগে আপনাকে আপনার কোন ধরণের Outlook অ্যাকাউন্ট আছে তা পরীক্ষা করতে হবে, যেহেতু এটি আপনাকে অনুসরণ করতে হবে এমন পদক্ষেপগুলির উপর নির্ভর করবে:

1. আউটলুকে "ফাইল" > "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" এ ক্লিক করুন।

   

2. "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" নির্বাচন করুন তারপর "প্রকার" কলামটি পরীক্ষা করুন:

   

   • আপনি যদি একটি কাজের ইমেল ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্ট হবে Microsoft Exchange।

     

   • যদি এটি Gmail এর মতো একটি ব্যক্তিগত ইমেল হয়, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্টটি IMAP বা POP3 হবে।

একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে:

1. আউটলুক চালু করুন তারপর "ফাইল" > "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" নির্বাচন করুন।

   

2. "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" বক্স থেকে "স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান" এ ক্লিক করুন।

   

   • আপনি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলির জন্য একটি তারিখ সীমা সেট করতে পারেন যা শেষ সময়ে বন্ধ হয়ে যাবে; অন্যথায়, আপনাকে ম্যানুয়ালি এটি বন্ধ করতে হবে।

     

   • "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" বিকল্পটি না থাকলে আপনার অফিসের বাইরে সেট আপ করতে "নিয়ম এবং সতর্কতা" বিকল্পটি ব্যবহার করুন৷
3. আপনি দূরে থাকাকালীন "আমার সংস্থার ভিতরে" ট্যাবে যে উত্তরটি পাঠাতে চান তা লিখুন।

   

   • "আমার প্রতিষ্ঠানের বাইরের যে কেউ" বিকল্পটি প্রতিটি ইমেলে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাবে।

     

4. সংরক্ষণ করতে "ঠিক আছে" এ ক্লিক করুন।

   

আপনার IMAP বা POP3 অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরে একটি বার্তা তৈরি করতে:

1. আউটলুক চালু করুন তারপর আপনার অ্যাকাউন্ট তথ্য বিকল্পগুলি প্রদর্শন করতে "ফাইল" নির্বাচন করুন।

   

2. "নতুন বার্তা" নির্বাচন করুন।

   

3. আপনার টেমপ্লেটের জন্য বিষয় এবং প্রতিক্রিয়া সম্পূর্ণ করুন।

   

4. "ফাইল"-এ ক্লিক করুন তারপর "এভাবে সংরক্ষণ করুন।"

   

5. "টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" পুল-ডাউন মেনুতে আপনার টেমপ্লেটের নাম লিখুন; তারপরে "আউটলুক টেমপ্লেট (*.oft)" এ ক্লিক করুন৷

   

6. লোকেশন বেছে নিন তারপর "সংরক্ষণ করুন।"

   

অফিসের বাইরের নিয়ম তৈরি করতে:

1. "ফাইল" > "নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন" এ ক্লিক করুন।

   

2. "নিয়ম এবং সতর্কতা" বাক্সে "ই-মেইলের নিয়ম" ট্যাবে "নতুন নিয়ম" নির্বাচন করুন।

   

3. "একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন" তারপর "পরবর্তী" এর নীচে "আমি প্রাপ্ত বার্তায় নিয়ম প্রয়োগ করুন" নির্বাচন করুন।

   

4. আপনার সমস্ত বার্তার উত্তর দেওয়ার জন্য ধাপ 1 এবং 2 বিকল্পগুলি অপরিবর্তিত রাখুন তারপর "পরবর্তী।"

   

5. সমস্ত বার্তার নিয়ম নিশ্চিত করতে "হ্যাঁ" এ ক্লিক করুন।

   

6. নীচে "পদক্ষেপ 1: কর্ম(গুলি) নির্বাচন করুন);" তারপর "একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন" এ ক্লিক করুন।

   

7. নীচে "ধাপ 2: নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন" একটি "নির্দিষ্ট টেমপ্লেট" এর জন্য হাইলাইট করা পাঠ্যটি নির্বাচন করুন৷

   

8. "লুক ইন"-এ "একটি উত্তর টেমপ্লেট নির্বাচন করুন" বিকল্প থেকে "ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেটগুলি" নির্বাচন করুন।

   

9. আপনার টেমপ্লেটে ক্লিক করুন তারপর "খুলুন" > "পরবর্তী।"

   

10. যেকোনো প্রয়োজনীয় ব্যতিক্রম যোগ করুন তারপর "পরবর্তী।"

    

11. এখন আপনার নিয়মকে কিছু বলুন যেমন, অফিসের বাইরে।
12. আপনি যদি এখনই আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি শুরু করতে চান, তাহলে "এই নিয়মটি চালু করুন" বিকল্পটি টিক চিহ্ন দিয়ে রাখুন তারপর "সমাপ্তি করুন" অন্যথায় আপনি প্রস্তুত না হওয়া পর্যন্ত বিকল্পটি আনচেক করুন।

    

বিঃদ্রঃ: আপনি দূরে থাকাকালীন স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে আপনাকে আউটলুক ছেড়ে যেতে হবে।

নিয়মটি সক্রিয় করতে:

1. "ফাইল" > "নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন" এ ক্লিক করুন।

   

2. "নিয়ম এবং সতর্কতা"-এ "ই-মেইলের নিয়ম" থেকে আপনার নিয়মটি সনাক্ত করুন, তারপরে এটির বাম দিকে বাক্সটি চেক করুন এবং "ঠিক আছে"।

   

অবশেষে, স্কাইপে আপনার উপস্থিতি "সক্রিয়" এ সেট করুন:

যখনই আপনার স্কাইপ পরিচিতিগুলির মধ্যে একটি আপনাকে দেখবে, তারা আপনার নামের পাশে একটি ছোট বেগুনি বিন্দু দেখতে পাবে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি অফিসের বাইরে কিন্তু এখনও উপলব্ধ এবং কথা বলার জন্য প্রস্তুত৷

1. স্কাইপে সাইন ইন করুন এবং "চ্যাটস" থেকে আপনার প্রোফাইল ছবি নির্বাচন করুন।

   

2. আপনার বর্তমান স্থিতিতে ক্লিক করুন তারপর "সক্রিয়" নির্বাচন করুন।

   

ম্যাক-এ অফিসের বাইরে এবং "সক্রিয়" স্কাইপ স্থিতি সেট আপ করুন৷

বিঃদ্রঃ: ম্যাক-এ ব্যবসার জন্য স্কাইপ বর্তমানে একটি Outlook ক্যালেন্ডারের উপর ভিত্তি করে উপস্থিতির বিবরণ অফার করে না। একটি সমাধান হিসাবে, আপনি অফিসের বাইরে অবস্থানের বার্তা সহ আপনার স্থিতি "সক্রিয়" তে সেট করতে পারেন:

1. স্কাইপে সাইন ইন করুন এবং আপনার ফটোতে ক্লিক করুন।
2. আপনার নামের নীচে পুল-ডাউন তীর থেকে "উপলব্ধ" নির্বাচন করুন।

তারপর আপনার স্থিতি বার্তা যোগ করতে:

1. আপনার ফটোতে ক্লিক করুন তারপর "স্থিতি বার্তা যোগ করতে ক্লিক করুন" নির্বাচন করুন।
2. একটি বার্তা টাইপ করুন যেমন, "আমি বর্তমানে অফলাইনে আছি …. -... অনুগ্রহ করে আমাকে আইএম করুন।"
   • বার্তাটি সরাতে কেবল এটিতে ক্লিক করুন তারপর "মুছুন" টিপুন।

যখন আপনার সহকর্মীরা তাদের স্কাইপ পরিচিতিতে আপনাকে খোঁজেন তখন তারা দেখতে পাবেন যে আপনি অফিসের বাইরে এবং উপলব্ধ।

বিকল্প 2: স্কাইপে MS Outlook ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করুন (বেগুনি বৃত্তাকার-তীর)

উইন্ডোজে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সহ/বিহীন একটি অফিসের বাইরে সেট আপ করুন

আপনার অফিসের বাইরে সেট আপ করার আগে আপনাকে আপনার কোন ধরণের Outlook অ্যাকাউন্ট আছে তা পরীক্ষা করতে হবে কারণ এটি আপনাকে অনুসরণ করতে হবে এমন পদক্ষেপগুলির উপর নির্ভর করবে:

1. আউটলুকে "ফাইল" > "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" এ ক্লিক করুন।

   

2. "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" নির্বাচন করুন তারপর "প্রকার" কলামটি পরীক্ষা করুন:

   

   • আপনি যদি একটি কাজের ইমেল ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্ট হবে Microsoft Exchange।

     

   • যদি এটি Gmail এর মতো একটি ব্যক্তিগত ইমেল হয়, তাহলে আপনার অ্যাকাউন্টটি IMAP বা POP3 হবে।

একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে:

1. আউটলুক চালু করুন তারপর "ফাইল" > "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" নির্বাচন করুন।

   

2. "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" বক্স থেকে "স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান" এ ক্লিক করুন।

   

   • আপনি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলির জন্য একটি তারিখ সীমা সেট করতে পারেন যা শেষ সময়ে বন্ধ হয়ে যাবে; অন্যথায়, আপনাকে ম্যানুয়ালি এটি বন্ধ করতে হবে।

     

   • "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" বিকল্পটি না থাকলে আপনার অফিসের বাইরে সেট আপ করতে "নিয়ম এবং সতর্কতা" বিকল্পটি ব্যবহার করুন৷
3. "আমার সংস্থার ভিতরে" ট্যাবে দূরে থাকাকালীন আপনি যে উত্তরটি পাঠাতে চান তা লিখুন। আপনি উত্তরটি ফাঁকা রাখতে পারেন।

   

4. "আমার প্রতিষ্ঠানের বাইরের যে কেউ" বিকল্পটি প্রতিটি ইমেলে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাবে। আপনি যদি উত্তরটি ফাঁকা রাখতে চান তবে আউটলুক "শুধুমাত্র আমার পরিচিতি" নির্বাচন করার পরামর্শ দেয়।

   

5. সংরক্ষণ করতে "ঠিক আছে" এ ক্লিক করুন।

   

আপনার IMAP বা POP3 অ্যাকাউন্টের জন্য অফিসের বাইরে একটি বার্তা তৈরি করতে:

1. আউটলুক চালু করুন তারপর আপনার অ্যাকাউন্ট তথ্য বিকল্পগুলি প্রদর্শন করতে "ফাইল" নির্বাচন করুন।

   

2. "নতুন বার্তা" নির্বাচন করুন।

   

3. আপনার টেমপ্লেটের জন্য বিষয় এবং প্রতিক্রিয়া সম্পূর্ণ করুন।

   

4. "ফাইল"-এ ক্লিক করুন তারপর "এভাবে সংরক্ষণ করুন।"

   

5. "টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" পুল-ডাউন মেনুতে আপনার টেমপ্লেটের নাম লিখুন; তারপরে "আউটলুক টেমপ্লেট (*.oft)" এ ক্লিক করুন৷

   

6. লোকেশন বেছে নিন তারপর "সংরক্ষণ করুন।"

   

অফিসের বাইরে নির্দেশনা তৈরি করতে:

1. "ফাইল" > "নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন" এ ক্লিক করুন।

   

2. "নিয়ম এবং সতর্কতা" বাক্সে "ই-মেইলের নিয়ম" বিকল্পে "নতুন নিয়ম" নির্বাচন করুন।

   

3. "একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন" তারপর "পরবর্তী" এর নীচে "আমি প্রাপ্ত বার্তায় নিয়ম প্রয়োগ করুন" নির্বাচন করুন।

   

4. আপনার সমস্ত বার্তার উত্তর দেওয়ার জন্য "পরবর্তী" ধাপ 1 এবং 2 বিকল্পগুলি অপরিবর্তিত রেখে দিন৷

   

5. সমস্ত বার্তার নিয়ম নিশ্চিত করতে "হ্যাঁ" এ ক্লিক করুন।

   

6. নীচে "পদক্ষেপ 1: কর্ম(গুলি) নির্বাচন করুন);" তারপর "একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন" এ ক্লিক করুন।

   

7. নীচে "ধাপ 2: নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন" একটি "নির্দিষ্ট টেমপ্লেট" এর জন্য হাইলাইট করা পাঠ্যটি নির্বাচন করুন৷

   

8. "লুক ইন"-এ "একটি উত্তর টেমপ্লেট নির্বাচন করুন" বিকল্প থেকে "ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেটগুলি" নির্বাচন করুন।

   

9. আপনার টেমপ্লেটে ক্লিক করুন তারপর "খুলুন" > "পরবর্তী।"

   

10. যেকোনো প্রয়োজনীয় ব্যতিক্রম যোগ করুন তারপর "পরবর্তী।"

    

11. এখন আপনার নিয়মকে কিছু বলুন যেমন, অফিসের বাইরে।
12. আপনি যদি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি এখন শুরু করতে চান তবে "এই নিয়মটি চালু করুন" বিকল্পটি টিক চিহ্ন দিয়ে রাখুন তারপরে "সমাপ্ত করুন" বা আপনি প্রস্তুত হয়ে গেলে বিকল্পটি আনচেক করুন৷

    

বিঃদ্রঃ: আপনি দূরে থাকাকালীন স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে আপনাকে Outlook সক্রিয় ছেড়ে যেতে হবে।

নিয়ম সক্রিয় করতে:

1. "ফাইল" > "নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন" এ ক্লিক করুন।

   

2. "নিয়ম এবং সতর্কতা"-এ "ই-মেইলের নিয়ম" থেকে আপনার নিয়মটি সনাক্ত করুন তারপর এর বাম দিকের বাক্সে চেক করুন তারপর "ঠিক আছে"।

   

অবশেষে, স্কাইপে আপনার উপস্থিতি "অফ ওয়ার্ক" এ সেট করুন:

যখনই আপনার স্কাইপ পরিচিতিগুলির মধ্যে একটি আপনাকে দেখবে তারা আপনার নামের পাশে একটি ছোট, বেগুনি, বাম-পয়েন্টিং তীর এবং বিন্দু দেখতে পাবে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি অফিসের বাইরে এবং "অফ ওয়ার্ক;" এইভাবে, সক্রিয়।

1. স্কাইপে সাইন ইন করুন এবং "চ্যাটস" থেকে আপনার প্রোফাইল ছবি নির্বাচন করুন।

   

2. আপনার বর্তমান স্থিতিতে ক্লিক করুন তারপর "অফ ওয়ার্ক" নির্বাচন করুন।

   

ম্যাকে অফিসের বাইরে এবং "অফ ওয়ার্ক" স্কাইপ স্ট্যাটাস সেট আপ করুন

বিঃদ্রঃ: ম্যাক-এ ব্যবসার জন্য স্কাইপ বর্তমানে একটি Outlook ক্যালেন্ডারের উপর ভিত্তি করে উপস্থিতির বিবরণ অফার করে না। একটি সমাধান হিসাবে, আপনি অফিসের বাইরে অবস্থানের বার্তা সহ আপনার স্থিতি "অফ ওয়ার্ক" এ সেট করতে পারেন:

1. স্কাইপে সাইন ইন করুন এবং আপনার ফটোতে ক্লিক করুন।
2. আপনার নামের নীচে পুল-ডাউন তীর থেকে "অফ ওয়ার্ক" নির্বাচন করুন।

তারপর আপনার স্থিতি বার্তা যোগ করতে:

1. আপনার ফটোতে ক্লিক করুন তারপর "স্থিতি বার্তা যোগ করতে ক্লিক করুন" নির্বাচন করুন।
2. একটি বার্তা টাইপ করুন যেমন, "আমি বর্তমানে অফলাইনে আছি …. এবং ফিরে আসবে..."
   • বার্তাটি সরাতে কেবল এটিতে ক্লিক করুন তারপর "মুছুন" টিপুন।

যখন আপনার সহকর্মীরা তাদের স্কাইপ পরিচিতিতে আপনাকে খোঁজেন তখন তারা দেখতে পাবেন যে আপনি অফিসের বাইরে আছেন এবং উপলব্ধ নেই৷

স্কাইপ অফিসের বাইরে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

কেন আমার "অফিস-এর বাইরে" স্কাইপ স্থিতি এখনও দেখানো হচ্ছে?

যখন "পরিচিতিগুলিতে আমার অফিসের বাইরের তথ্য দেখান" বিকল্পটি "টুলস," > "বিকল্প," > "ব্যক্তিগত" এ চেক করা হয় তখনও আপনার অফিস-এর বাইরের স্থিতিটি Outlook-এ সুইচ অফ থাকা সত্ত্বেও দেখা যাবে।

যদি এটি না হয়, অনুগ্রহ করে সহায়তার জন্য Microsoft প্রযুক্তিগত সহায়তা দলের সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন।

আমি কি আউটলুকের পরিবর্তে স্কাইপ ব্যবহার করে অফিসের বাইরের অবস্থা বন্ধ করতে পারি?

স্কাইপ আপনার স্থিতি আপডেট করতে আপনার Outlook ক্যালেন্ডার তথ্য ব্যবহার করে; অতএব, আপনাকে Outlook এর মাধ্যমে আপনার অফিসের বাইরে থাকা বন্ধ করতে হবে।

স্কাইপে আপনার অফিসের বাইরের অবস্থা দেখানো হচ্ছে

ব্যবসার জন্য স্কাইপ তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ সরঞ্জামটি আপনার স্কাইপ পরিচিতিদের আপনার স্থিতি সম্পর্কে অবহিত করতে আপনার Outlook ক্যালেন্ডার তথ্য ব্যবহার করে। এটি আপনার পরিচিতিদের জন্য এক নজরে দেখতে সুবিধাজনক যে আপনি অফিসের বাইরে আছেন এবং উপলব্ধ বা অফিসের বাইরে আছেন এবং উপলব্ধ নেই।

এখন যেহেতু আমরা আপনাকে এটির জন্য পদক্ষেপগুলি দেখিয়েছি, আমরা আপনি এটি সেট আপ করতে সফল - এটি কি আশানুরূপ কাজ করেছে? অনুগ্রহ করে নীচের মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানান।