বেশিরভাগ আধুনিক ব্যবসা যোগাযোগের জন্য ইমেলের উপর নির্ভর করে। ইমেলগুলিতে অ্যাক্সেস হারানো বা আরও খারাপ পুরো ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি ধ্বংসাত্মক হতে পারে। আপনার আউটলুক ইমেলগুলির ব্যাক আপ নেওয়া হল মনের শান্তি পাওয়ার একটি সর্বোত্তম উপায় এই জেনে যে ইমেলগুলি আপনার ডিভাইসের একাধিক অবস্থানে সংরক্ষণ করা হয়েছে এবং সহজে হারিয়ে যেতে পারে না৷
এই নিবন্ধে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে আউটলুক ইমেলগুলিকে কয়েকটি ভিন্ন উপায়ে ব্যাকআপ করা যায়।
কীভাবে সমস্ত আউটলুক ইমেল ব্যাকআপ এবং রপ্তানি করবেন
আপনার সমস্ত Outlook ইমেল ব্যাক আপ করার দ্রুততম উপায়গুলির মধ্যে একটি হল এর সমন্বিত .pst ফাইল বিন্যাস ব্যবহার করা। মাইক্রোসফ্ট আউটলুক এবং মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ ইমেল, যোগাযোগের তথ্য এবং ঠিকানা এবং ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলি সংরক্ষণ করতে একচেটিয়াভাবে PST ফাইলগুলি ব্যবহার করে। একটি স্ট্যাটিক PST ফাইল আপনার বর্তমান Outlook ইমেল এবং যোগাযোগের তথ্যের জন্য ব্যাকআপ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে এবং Outlook অফলাইনে থাকাকালীনও এটি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবে৷
একটি .pst ফাইলে আপনার ইমেলগুলি কীভাবে ব্যাকআপ করবেন তা এখানে রয়েছে:
- আপনার আউটলুক খুলুন, তারপর "ফাইল" টিপুন।
- মেনুতে, "খুলুন এবং রপ্তানি করুন" নির্বাচন করুন।
- "আমদানি/রপ্তানি" বোতামে ক্লিক করুন।
- সিস্টেমটি আপনার প্রধান আউটলুক স্ক্রিনে ফিরে আসবে এবং রপ্তানি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আপনাকে গাইড করার জন্য আমদানি/রপ্তানি উইজার্ড পপ আপ করবে।
- উইজার্ডে, তালিকা থেকে "একটি ফাইলে রপ্তানি করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন, তারপরে "পরবর্তী" ক্লিক করুন।
- একটি ফাইলের ধরন নির্বাচন করার জন্য অনুরোধ করা হলে "আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst)" চয়ন করুন, তারপর "পরবর্তী" ক্লিক করুন।
- তারপরে আপনাকে রপ্তানি করার জন্য ফোল্ডারগুলি নির্বাচন করতে বলা হবে। আপনি পরিচিতি এবং ক্যালেন্ডার ডেটা সহ এর সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ফোল্ডার রপ্তানি করতে আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করতে পারেন৷ আপনি আপনার নির্বাচনের সাথে খুশি হলে "পরবর্তী" ক্লিক করুন।
- ব্যাকআপ ফাইলটি সংরক্ষিত ঠিকানার পথটি নির্বাচন করুন৷ পথটি মনে রাখুন যাতে আপনি পরে এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷
- ফাইলের নাম পরিবর্তন করা একটি ভাল ধারণা (পাথের শেষ অংশ)। ডিফল্টরূপে, এটি "backup.pst"।
- আপনি যদি ডিফল্ট পাথে ব্যাকআপ ফাইল সংরক্ষণ করেন, আপনি সদৃশ আইটেম চান কিনা তা নির্বাচন করুন।
- (ঐচ্ছিক) আপনি "ব্যাক" বোতাম ব্যবহার করে, সম্ভবত ফোল্ডার নির্বাচন পরিবর্তন করতে, আগের যেকোনো ডায়ালগে ফিরে যেতে পারেন।
- রপ্তানি প্রক্রিয়া শুরু করতে "সমাপ্তি" টিপুন।
- আউটলুক আপনাকে একটি পাসওয়ার্ড তৈরি করতে অনুরোধ করবে। এটি নিরাপত্তার কারণে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, কিন্তু আপনাকে পাসওয়ার্ড লিখতে হবে না।
- আপনি ফাইল পাথের জন্য নির্দিষ্ট করা অবস্থানে নিষ্কাশিত ফাইলটি খুঁজে পেতে পারেন। আপনি এখন ফাইলটি অন্য কোথাও সরাতে বা অনুলিপি করতে পারেন।
কিভাবে এক্সপোর্ট করা আউটলুক ইমেল অ্যাক্সেস করতে হয়
একবার আপনি ফাইলগুলি রপ্তানি করার পরে, আপনি হয়তো ভাবছেন কিভাবে পরে সেগুলি অ্যাক্সেস করবেন৷ আউটলুক ব্যাকআপ খুলতে এবং আপনার ইমেলগুলিকে সংরক্ষিত সময় পয়েন্টে পুনরুদ্ধার করা সহজ করে তোলে। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- ব্যাকআপ ফাইল খুঁজুন. এর অবস্থান এবং ফাইল পাথ নোট করুন।
- আউটলুক খুলুন।
- "ফাইল" টিপুন, তারপর "ওপেন এবং এক্সপোর্ট" এ ক্লিক করুন।
- ডানদিকের মেনুতে, "Open Outlook Data File" নির্বাচন করুন।
- এটি ফাইল এক্সপ্লোরার খোলে। ব্যাকআপ ফাইলে যান। এটিতে ক্লিক করুন, তারপরে "খুলুন" নির্বাচন করুন।
- সিস্টেম আপনাকে মূল আউটলুক স্ক্রিনে ফিরিয়ে দেবে।
- বামদিকে নেভিগেশন মেনুতে, "আউটলুক ডেটা" না দেখা পর্যন্ত নিচে স্ক্রোল করুন। এই বিভাগে ব্যাকআপ ফাইল থেকে পুনরুদ্ধার করা আইটেম রয়েছে।
- বিভাগটি মূল বিন্যাস এবং ফোল্ডার সিস্টেম সংরক্ষণ করে।
- আপনি ইমেলগুলিকে অন্য ফাইলগুলিতে সরানোর জন্য টেনে আনতে পারেন৷
এখন আপনি আপনার ব্যাক আপ ইমেল অ্যাক্সেস আছে.
কীভাবে দ্রুত একটি একক আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করবেন
কখনও কখনও, যখন আপনার শুধুমাত্র একটি বা কয়েকটি নির্দিষ্ট ইমেলের প্রয়োজন হয় তখন আপনি সমস্ত ইমেল সংরক্ষণ এবং পুনরায় আউটলুক খোলার ঝামেলা চান না। সৌভাগ্যবশত, আউটলুক থেকে একটি একক ইমেল সংরক্ষণ করার জন্য কয়েকটি দ্রুত সমাধান রয়েছে।
পদ্ধতি 1 - সরাসরি একটি ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন
- আউটলুক খুলুন।
- ফাইল এক্সপ্লোরার খুলুন এবং যেখানে আপনি ইমেল সংরক্ষণ করতে চান সেখানে নেভিগেট করুন। আপনাকে আউটলুক এবং ফাইল এক্সপ্লোরার উভয়কে উইন্ডোড মোডে রাখতে হবে এবং সহজে অ্যাক্সেসের জন্য সেগুলিকে ঘুরতে হবে।
- আপনি Outlook থেকে ফোল্ডারে যে ইমেলটি সংরক্ষণ করতে চান তা টেনে আনুন।
- আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি "আউটলুক আইটেম" বিন্যাসে ইমেল সংরক্ষণ করবে।
- সংরক্ষিত ইমেলটি Outlook-এ খুলতে ডাবল-ক্লিক করুন।
পদ্ধতি 2 - TXT বা HTML হিসাবে সংরক্ষণ করুন
- আপনি যে ইমেলটি Outlook এ সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন।
- "ফাইল" নির্বাচন করুন, তারপর "এভাবে সংরক্ষণ করুন" নির্বাচন করুন।
- ফাইল এক্সপ্লোরার পপ আপ হবে। আপনি যেখানে ইমেল সংরক্ষণ করতে চান সেই পথটি নির্বাচন করুন। ফাইল এক্সপ্লোরারের নীচে, "টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" এর পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন। একটি .txt ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করতে "শুধু পাঠ্য" বা একটি .html ফাইল হিসাবে ইমেল সংরক্ষণ করতে "HTML" নির্বাচন করুন৷
- একবার সংরক্ষিত হলে, ইমেলটি আপনার টেক্সট এডিটর (যেমন নোটপ্যাড) দিয়ে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে যদি এটি .txt-এ থাকে, অথবা আপনার ব্রাউজার যদি এটি .html হিসাবে সংরক্ষিত থাকে।
এইভাবে ইমেলটি সংরক্ষণ করা কোনো সংযুক্তি সংরক্ষণ করে না, তাই সেগুলি ডাউনলোড করতে ভুলবেন না, প্রয়োজনে তাদের পুনঃনামকরণ করুন এবং পরবর্তী অ্যাক্সেসের জন্য ইমেলের পাশাপাশি সেগুলি সংরক্ষণ করুন৷
পদ্ধতি 3 - একটি ছবি সংরক্ষণ করতে স্ক্রীন ক্যাপচার ব্যবহার করুন
ইমেলের বিষয়বস্তুকে ছবি হিসেবে সংরক্ষণ করতে আপনি স্ক্রিন ক্যাপচার সফটওয়্যারও ব্যবহার করতে পারেন। এই পদ্ধতিটি অন্যান্য যোগাযোগের ফর্মগুলিতে ইমেলের বিষয়বস্তু উল্লেখ করার জন্য উপযোগী হতে পারে, কারণ ছবিগুলি সহজেই ইমেল এবং অন্যান্য বার্তাগুলিতে পিন করা হয়।
আপনি যদি উইন্ডোজ ব্যবহার করেন, নতুন সংস্করণগুলি আগে থেকে ইনস্টল করা স্ক্রিন ক্যাপচার সফ্টওয়্যার সহ আসে, যার নাম স্নিপিং টুল (পুরনো ডিভাইসে) এবং স্নিপ অ্যান্ড স্কেচ৷ বিকল্পভাবে, আপনি আপনার কীবোর্ডে প্রিন্ট স্ক্রীন বোতামটি ব্যবহার করতে পারেন, তারপর পেইন্টে ছবিটি আটকান।
ম্যাক ডিভাইসের জন্য, প্রক্রিয়া অনুরূপ। ইন্টিগ্রেটেড স্ক্রিন ক্যাপচার বৈশিষ্ট্যটি খুলতে Ctrl + Command + 4 শর্টকাট ব্যবহার করুন, তারপর এটি সংরক্ষণ করতে ইমেলের উপর একটি এলাকা কভার করতে নির্বাচন ক্রসহেয়ারটি টেনে আনুন।
লিনাক্সের জন্য, আপনি ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ স্ক্রিন ক্যাপচার সফ্টওয়্যারের একটি ভাণ্ডার খুঁজে পেতে পারেন, যা ইমেলটিকে একটি চিত্র হিসাবে সংরক্ষণ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। বিকল্পভাবে, জিনোম-ভিত্তিক মডেলগুলির অ্যাপ্লিকেশন > আনুষাঙ্গিক মেনুতে একটি সমন্বিত স্ক্রিনশট ইউটিলিটি রয়েছে। কিছু লিনাক্স ওএস সংস্করণ আপনার কীবোর্ডের প্রিন্ট স্ক্রিন বোতামে সাড়া দেবে, অনেকটা উইন্ডোজ সিস্টেমের মতো।
আমি কিভাবে Outlook এ সমস্ত ইমেল ঠিকানা রপ্তানি করব?
আপনি যদি আপনার পরিচিতি তালিকা রপ্তানি করতে চান (যাতে আপনার পরিচিতির ইমেল ঠিকানার পাশাপাশি অন্যান্য তথ্য রয়েছে), আপনি কীভাবে ইমেলগুলি রপ্তানি করবেন তার অনুরূপ পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক, যোগাযোগের তথ্য একটি ভিন্ন ফাইল বিন্যাসে সংরক্ষণ করা যেতে পারে যা আরও ব্যবহারকারী-বান্ধব এবং দ্রুত ম্যানিপুলেশন এবং সম্পাদনা করার জন্য এক্সেলে খোলা যেতে পারে। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- আউটলুক খুলুন।
- ফাইল > খুলুন এবং রপ্তানি > আমদানি/রপ্তানি চয়ন করুন।
- আমদানি/রপ্তানি উইজার্ডে, "একটি ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন" নির্বাচন করুন।
- একটি ফাইল টাইপ নির্বাচন করার জন্য অনুরোধ করা হলে "কমা আলাদা করা মান (.csv)" বেছে নিন।
- ফোল্ডার নির্বাচন মেনুতে, আপনার অ্যাকাউন্টের অধীনে "পরিচিতি" ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন৷
- ফাইল পাথ নিশ্চিত করুন, বা প্রয়োজন হিসাবে এটি পরিবর্তন করুন. ফাইলটির ইচ্ছামতো নাম দিন।
- রপ্তানি প্রক্রিয়া শুরু করতে "সমাপ্তি" টিপুন।
- প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হলে আমদানি/রপ্তানি সংলাপ বন্ধ হয়ে যাবে।
এক্সপোর্ট করা .csv ফাইলটি Excel এ খোলা যাবে। এটি যোগাযোগের তথ্য সহ একটি বড় টেবিল প্রদর্শন করবে। আপনার সম্ভবত অনেকগুলি খালি কোষ থাকবে এবং এটি সম্পূর্ণ স্বাভাবিক। আপনি ডেটা সম্পাদনা করতে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন, যদিও অতিরিক্ত সামগ্রী রাখলে এটি Outlook-এর জন্য অপঠনযোগ্য হয়ে উঠতে পারে যদি আপনাকে পরে ফাইলটি আমদানি করতে হবে।
আপনি যোগাযোগের তথ্য আমদানি করতে অন্য ডিভাইসে বা ইমেল পরিষেবাতে এই ফাইলটি ব্যবহার করতে পারেন৷
আমি কিভাবে আমার কম্পিউটারে একাধিক আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করব?
আপনি যদি একবারে একাধিক ইমেল সংরক্ষণ করতে চান তবে আপনার সম্পূর্ণ ইমেল লাইব্রেরির প্রয়োজন না হলে, একবারে সংরক্ষণ করার জন্য কয়েকটি ইমেল নির্বাচন করার একটি উপায় রয়েছে। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:
- আউটলুক খুলুন।
- আপনি সংরক্ষণ করতে চান ইমেল নির্বাচন করুন. Ctrl ধরে রাখুন এবং একবারে একটি নির্বাচন করতে মেইলগুলিতে ক্লিক করুন, অথবা প্রথম এবং দ্বিতীয় ক্লিকের মধ্যে ইমেলের একটি ব্যাচ নির্বাচন করতে Shift ধরে রাখুন।
- ফাইল > সেভ এজে যান।
- ডায়ালগ বক্সে, আপনি যে ফোল্ডারে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান সেটিতে যান, ফাইলটিকে আপনার পছন্দ মতো নাম দিন এবং সংরক্ষণ করতে বিন্যাস হিসাবে "শুধু পাঠ্য" নির্বাচন করুন৷
- Outlook একটি একক .txt ফাইলে নির্বাচিত সমস্ত ইমেল সংরক্ষণ করবে। আপনি তাদের অ্যাক্সেস করতে আপনার পাঠ্য সম্পাদক ব্যবহার করতে পারেন.
আপনি যদি সেগুলিকে আলাদা .txt ফাইলে সংরক্ষণ করতে চান তবে আপনাকে প্রতিটি ইমেল আলাদাভাবে সংরক্ষণ করতে হবে। অনলাইনে উপলব্ধ অতিরিক্ত আউটলুক প্লাগইনগুলি পৃথক .txt বা বিকল্প ফাইল ফর্ম্যাটে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে এই বৈশিষ্ট্যটি প্রসারিত করতে পারে।
আউটলুকে একটি নতুন চেহারা
Outlook-এর সমন্বিত রপ্তানি বৈশিষ্ট্যের সাহায্যে, আপনি যদি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস হারান, পাসওয়ার্ড হারানো বা হ্যাক হওয়ার কারণে আপনি ইমেলগুলি ব্যাকআপ এবং পুনরুদ্ধার করতে পারেন। অনলাইন কমিউনিকেশন এতটা প্রচলিত হওয়ায়, নিয়মিত ইমেল ব্যাকআপ করার জন্য আপনার কয়েক মিনিট সময় নিয়ে হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলি নিয়ে ঝাঁকুনি দেওয়ার মাথাব্যথা থেকে বাঁচাতে পারে৷
আপনি কত ঘন ঘন আউটলুক ইমেল রপ্তানি করবেন? নিচের মন্তব্য অংশে আমাদেরকে জানান।
